Artikel 1. Statuten en bestuur
Artikel 2. Lidmaatschap
Met in achtneming van het bepaalde in artikel 2.1 van de statuten, dienen zij die lid van volleybalvereniging Avanti willen worden, zich schriftelijk aan te melden bij de ledenadministratie. De ledenadministratie zorgt ervoor dat ieder lid bij aanmelding de welkomstboodschap ontvangt, daarin wordt o.a. verwezen naar de voorwaarden van het lidmaatschap die ook op de website van Avanti staan.
Bij veel verenigingen zijn leden “automatisch” lid van de bond. Wordt iemand lid van de vereniging dan wordt diegene ook direct lid van de bond. De verenging meldt de sporter bij de bond aan en draagt ook de bondscontributie af. Vaak is dit in de statuten of het huishoudelijk reglement van de vereniging geregeld. Avanti beperkt het automatisch lidmaatschap van de bond in de statuten tot competitie spelende leden. Er is dan een overeenkomst tussen (1) de sporter en de vereniging en (2) tussen de sporter en de bond. Onderdeel van de overeenkomst met de vereniging is dat de sporter lid wordt van de bond, dat de vereniging hem aanmeldt en de bondscontributie voor hem afdraagt. De praktijk is dat alle sporters van Avanti en vrijwilligers die een relatie met de bond onderhouden, lid zijn van de NeVoBo. Die praktijk zullen we handhaven.
Opzeggen van het lidmaatschap voor het volgende verenigingsjaar door het lid kan plaats vinden voor 1 juni van het lopende verenigingsjaar. Jeugdleden hebben ook de mogelijkheid voor januari van het lopende verenigingsjaar op te zeggen. Opzegging gebeurt door schriftelijke kennisgeving aan de ledenadministratie.
Artikel 3. Contributie
De jaarcontributie wordt door middel van automatische incasso in 10 termijnen geïnd van september t/m juni. Het bestuur kan in individuele gevallen – als daar een goede reden voor is – een afwijkende hoogte van de contributie bepalen of een andere wijze van innen van lidmaatschapsgeld vaststellen.
De maximaal toelaatbare contributieschuld bedraagt een halfjaar. Wordt deze termijn overschreden, dan wordt degene die voor de contributieschuld verantwoordelijk is, door de penningmeester schriftelijk aangemaand binnen een redelijk aantal dagen na dagtekening van de aanmaning de schuld te voldoen. Wordt hieraan niet voldaan, dan kan het lidmaatschap van het betreffende lid namens de vereniging worden opgezegd.
Het besluit tot opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging in geval van contributieschuld wordt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering meegedeeld, terwijl het besluit bovendien ter kennis van de landelijke sportbond wordt gebracht.
Artikel 4. Waarborgen van veiligheid binnen de vereniging
Als vereniging vinden wij het belangrijk dat ieder lid zich mentaal en fysiek veilig voelt in zijn sportomgeving. Als er sprake is van ernstig ongewenst gedrag zoals ongewenste intimiteiten dan wordt dit veilige gevoel geweld aangedaan. Dit is voor de vereniging onacceptabel. De vereniging zal er dan alles aan doen deze situatie zo goed mogelijk op te lossen en heeft hiervoor als eerste aanspreekpunt twee vertrouwenscontactpersonen die te allen tijde bereikbaar zijn. Het is dus belangrijk om in het geval van ervaringen met ongewenst gedrag hier niet mee rond te blijven lopen maar daar met een vertrouwenspersoon over te praten. We begrijpen dat dit niet makkelijk is maar het kan prettig zijn om daar met iemand van buiten je directe kring over te praten
De vereniging wil dat leden op hun eigen niveau met veel plezier kunnen volleyballen in een veilige omgeving. Een vertrouwenscontactpersoon heeft de taak het gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden te bevorderen. De vertrouwenscontactpersoon is eerste aanspreekpunt voor betrokkenen (slachtoffers, ouders van minderjarige slachtoffers, beschuldigde, bestuur en eventueel de bond) bij ongewenst gedrag binnen de vereniging. Als we over ongewenst gedrag praten dan bedoelen we ernstige pesterijen, bedreigingen, criminaliteit, discriminatie of seksuele intimidatie.
Avanti hanteert daarnaast richting trainers de volgende uitgangspunten:
Artikel 5. Kleding
Bij deelname aan wedstrijden is elk lid verplicht gekleed te gaan in het door Avanti voorgeschreven tenue en verder overeenkomstig de door de betreffende landelijk erkende sportbond gegeven voorschriften en richtlijnen, alsmede de door het kernbestuur toegevoegde bepalingen.
De vereiste wedstrijdkleding stelt de vereniging voor teams beschikbaar:
Artikel 6. Algemene vergadering of Algemene Ledenvergadering (ALV)
De ALV met het financieel jaarverslag en de decharge van het afgelopen seizoen vindt plaats in de maand november. In de maand juni is na afloop van een intern toernooi een kort ALV waarin wordt teruggeblikt op het afgelopen seizoen en vooruit wordt gekeken naar het komende seizoen. Daarbij is expliciet aandacht voor de bezetting van de diverse commissies.
Artikel 7. Financiële administratie
Het bestuur verplicht zich ten behoeve van de vereniging een overzichtsadministratie en boekhouding bij te houden, waarin alle inkomsten en uitgaven worden verantwoord. Alle uitgaven dienen door een deugdelijk bewijsstuk te zijn gedekt. Het bestuur is biedt tijdens de ALV van november een jaarverslag en financiële toelichting aan over het afgelopen verenigingsjaar, die voorafgaand aan de kascommissie is voorgelegd voor een advies tot decharge namens de leden.
Artikel 8. Bestuur
Het bestuur bestaat minimaal uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester en is belast met de gang van zaken in de vereniging, alsmede voor de bespreking van spoedeisende gevallen. Het bestuur komt minimaal eenmaal per 2 maanden bijeen (dat kan ook in digitale vorm). Van iedere bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt en na een bestuursvergadering worden de voor leden relevante onderwerpen gedeeld met de leden van de vereniging. Bestuursleden mogen hun rol als duo uitvoeren, mits zij vooraf een goede taakverdeling afspreken. Bestuursleden hebben het recht en de bevoegdheid om zich op de hoogte stellen van ingekomen stukken.
Bestuursleden kunnen volgens de statuten maximaal 3 maal voor een periode van 4 jaren worden benoemd.
Artikel 9. Voorzitter
De voorzitter is belast met de leiding van de ALV en de bestuursvergaderingen en bewaakt het naleven en uitvoeren van de verschillende genomen besluiten. De voorzitter heeft het recht en de bevoegdheid alle vergaderingen van de ingestelde commissies bij te wonen en heeft daarin een adviserende stem. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen van de ALV te doen eindigen, indien hij van mening is dat het behandelde onderwerp voldoende is besproken en toegelicht. De voorzitter heeft het recht en de bevoegdheid zich op de hoogte te stellen van alle aan de verschillende bestuursfuncties verbonden werkzaamheden.
De voorzitter kan zich bij de uitoefening van deze voornoemde rechten en bevoegdheden eventueel doen vervangen door één van de andere bestuursleden.
Hij vertegenwoordigt volleybalvereniging Avanti bij vergaderingen / besprekingen van regio Oost van de NeVoBo en bij andere bijeenkomsten met andere partijen die betrekking hebben op activiteiten van de vereniging, zoals De Beemd en de Sportraad Lochem.
Artikel 10. Secretaris
De secretaris is belast met al die werkzaamheden, welke geacht kunnen worden tot zijn/haar taak te behoren. De secretaris archiveert inkomende en uitgaande stukken. De secretais maakt notulen van de ALV en de bestuursvergaderingen. Deze worden in de eerstvolgende vergadering goedgekeurd.
Inkomende stukken worden in de bestuursvergadering door de secretaris medegedeeld en in het archief bewaard.
Artikel 11. Penningmeester
De penningmeester is belast met het beheer van de gelden van de volleybalvereniging Avanti. Voor niet dagelijkse uitgaven behoeft de penningmeester toestemming van de voorzitter en de secretaris of van hun plaatsvervangers.
De penningmeester is verplicht nauwkeurig boek te houden van alle ontvangsten en uitgaven en bewijsstukken daarvan te bewaren.
De penningmeester is gehouden de door de ALV benoemde kascommissie, zoals bedoeld in artikel 4.2, lid 4 van de statuten, inzage te geven in de kas, boeken en bescheiden en alle inlichtingen te verstrekken, die de kascommissie nodig heeft om namens de leden te kunnen adviseren over de financiële administratie van de vereniging in het afgelopen boekjaar.
Het financieel verslag bevat tenminste een overzicht van inkomsten en uitgaven en een specificatie van de nog te ontvangen bedragen en betalingen die nog gedaan moeten worden.
Artikel 12. Andere bestuursleden
Andere bestuursleden staan de voorzitter, de secretaris en de penningmeester bij in de uitoefening van hun werkzaamheden, en kunnen met specifieke taken worden belast. Een voorbeeld van een dergelijke specifieke taak is het bijhouden van de ledenadministratie. Dit wordt als bestuurslid uitgevoerd door Henk Roelofs. Het is denkbaar dat het bestuur aanvullend ondersteund wordt door iemand die de externe communicatie, ledenwerving en sponsoring als aandachtsgebied heeft. Dit is een vacature op dit moment.
Artikel 13. Commissies
Avanti kent een aantal commissies die binnen haar taakgebied zelfstandig functioneren. In geval er zich problemen voordoen, wordt direct contact opgenomen met het bestuur.
Het betreft de volgende commissies:
Artikel 14. Kascommissie
De kascommissie bestaat uit 2 leden van de vereniging die niet in het bestuur zitten. Zij controleren voorafgaand aan de algemene vergadering de financiële administratie en geven advies over decharge wat betreft de financiële administratie in het voorgaande verenigingsjaar. Na bespreking van het advies in de algemene vergadering wordt bepaald welke 2 leden het volgende verenigingsjaar de kascommissie vormen.
Leden van de kascommissie kunnen 2 maal voor een periode van 2 jaren worden benoemd.
Artikel 15. Technische beleidscommissie
De TC beleidscommissie adviseert het bestuur over het technische beleid van de vereniging op korte en lange termijn. Ieder jaar worden de beleidsuitgangspunten van de TC geëvalueerd. De beleidsgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de jeugd TC, de senioren TC, enkele trainers en bestuursleden. De TC beleidsgroep adviseert ook over de afspraken met trainers over vergoedingen. Gedurende het seizoen onderhoudt de TC beleidsgroep contact met de trainers/ coaches. Ook kunnen er trainersbijeenkomsten en trainers-clinics georganiseerd worden. De TC beleidsgroep komt 3 maal per jaar bijeen. Aan het begin van het seizoen, voorafgaand aan de teamindeling en na afloop van de teamindeling.
De Technische Commissie (TC) heeft een Technisch beleidsplan geschreven, om handvatten te creëren in het uitvoeren van haar taken. Het doel van het beleid is dat er een eenduidig beleid is voor TC-zaken en dat er bij een wissel van een TC-lid beslissingen zo veel mogelijk op dezelfde manier genomen worden. Het algemene doel van Avanti is om iedereen met plezier op zijn of haar niveau te kunnen laten volleyballen en daarbij passende trainingen aan te bieden. Het TC-beleid is gebaseerd op dit doel. Het beleid is in principe geschreven voor drie jaar. Elk jaar, aan het einde van het seizoen, zal het TC beleid worden geëvalueerd en indien wenselijk voor aanvang van het nieuwe seizoen worden aangepast.
Het technisch beleid jeugd is beschreven in: ‘Technisch-Beleidsplan-Jeugd-2023’
Het technisch beleid senioren is beschreven in: ‘Technisch-Beleidsplan-Senioren-2023’
Artikel 16. Technische commissies – senioren (TC) en jeugd (jeugdTC)
De senioren Technische commissie bestaat uit 1 lid per team, die verantwoordelijk is voor de communicatie van het team naar de TC en andersom. De teamvertegenwoordigers brengen informatie over het team in en communiceren TC onderwerpen richting het team. Deze vertegenwoordigers praten ook mee over team overstijgende onderwerpen, maar vertegenwoordigen hun team niet bij conflicten. Uit deze vertegenwoordigers worden 2 leden gekozen( 1 namens een damesteam en 1 namens een herenteam) die samen met een vertegenwoordiger van de jeugd TC de kern TC vormen. Zij nemen de besluiten en stemmen deze af met het bestuur.
De jeugdTC werkt ook met vertegenwoordigers uit de teams, dat zijn meestal ouders, maar heeft daarnaast 2 vaste leden, die besluiten afstemmen met het bestuur. De jeugd TC en senioren TC hebben hun eigen verantwoordelijkheden, maar de teamindeling wordt in een gezamenlijke bijeenkomst van de TC’s voorbereid. Dan kunnen ook afspraken worden gemaakt over de overgang van de jeugd naar de senioren. De kern TC en de vertegenwoordigers vanuit het bestuur vormen samen de Technische beleidscommissie (zie artikel 15).
De TC’s zijn belast met de volgende taken:
Artikel 17. Wedstrijdsecretariaat (bestuurslid wedstrijdzaken)
Het wedstrijdsecretariaat informeert teams over de door de NeVoBo aangewezen wedstrijden en de wijzigingen daarop. Het wedstrijdsecretariaat geeft aan de TC’s door voor welke thuiswedstrijden een scheidsrechter noodzakelijk is.
Artikel 18. Materialencommissie
De materialencommissie is verantwoordelijk voor aanschaf en onderhoud van materialen ten behoeve van trainingen en wedstrijden.
Artikel 19. Kledingcommissie
De kledingcommissie zorgt dat bij de start van het seizoen alle teams die wedstrijden spelen voorzien zijn van passende verenigingskleding voor de teamleden.
Artikel 20. Jeugdcommissie
De jeugdcommissie organiseert activiteiten voor de jeugdleden anders dan trainingen en wedstrijden. Deze commissie bestaat uit ouders van jeugdleden en heeft afhankelijk van de activiteiten die worden georganiseerd een wisselende samenstelling.
Artikel 21. Feestcommissie
De feestcommissie organiseert activiteiten voor de seniorleden anders dan trainingen en wedstrijden.
Artikel 22. Slotbepaling
In alle gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Ieder lid wordt geacht zich te conformeren aan de bepalingen van de statuten, van het huishoudelijk reglement alsmede alle andere wettig vastgestelde en behoorlijk medegedeelde besluiten, reglementen, beslissingen en bepalingen binnen de vereniging. Eventuele voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement, dienen tenminste één maand voor de ALV, schriftelijk aan het bestuur te worden aangeboden.
Artikel 15. Inwerkingtreding
Onmiddellijk na instemming door de ALV op 20 november 2023 treedt dit huishoudelijk reglement in werking. Daarmee vervalt het tot dan geldende reglement. Dit wordt kenbaar gemaakt voorafgaand aan de stemming in de ALV.