Artikel 1. Algemeen
Artikel 2. Lidmaatschap
Met in achtneming van het bepaalde in artikel 2.1 van de statuten, dienen zij die lid van volleybalvereniging Avanti willen worden, zich schriftelijk aan te melden bij de ledenadministratie. De ledenadministratie zorgt ervoor dat ieder lid bij aanmelding de welkomstboodschap ontvangt, daarin wordt o.a. verwezen naar de voorwaarden van het lidmaatschap die ook op de website van Avanti staan.
Opzeggen van het lidmaatschap voor het volgende verenigingsjaar door het lid kan plaats vinden voor 1 juni van het lopende verenigingsjaar. Jeugdleden hebben ook de mogelijkheid voor 1 januari van het lopende verenigingsjaar op te zeggen. Opzegging gebeurt door schriftelijke kennisgeving aan de ledenadministratie.
Artikel 3. Contributie
De jaarcontributie wordt door middel van automatische incasso in 10 termijnen geïnd van september t/m juni. Het bestuur kan in individuele gevallen – als daar een goede reden voor is – een afwijkende hoogte van de contributie bepalen of een andere wijze van innen van lidmaatschapsgeld vaststellen.
De maximaal toelaatbare contributieschuld bedraagt een halfjaar. Wordt deze termijn overschreden, dan wordt degene die voor de contributieschuld verantwoordelijk is, door de penningmeester schriftelijk aangemaand binnen een redelijk aantal dagen na dagtekening van de aanmaning de schuld te voldoen. Wordt hieraan niet voldaan, dan kan het lidmaatschap van het betreffende lid namens de vereniging worden opgezegd.
Het besluit tot opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging in geval van contributieschuld wordt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering meegedeeld, terwijl het besluit bovendien ter kennis van de landelijke sportbond wordt gebracht.
Artikel 4. Kleding
Bij deelname aan wedstrijden is elk lid verplicht gekleed te gaan in het door Avanti voorgeschreven tenue en verder overeenkomstig de door de betreffende landelijk erkende sportbond gegeven voorschriften en richtlijnen, alsmede de door het kernbestuur toegevoegde bepalingen.
De vereiste wedstrijdkleding stelt de vereniging voor teams beschikbaar.
Artikel 5. Algemene vergadering of Algemene Ledenvergadering (ALV)
Tijdens de ALV wordt een presentielijst bijgehouden.
De ALV stelt jaarlijks de contributie en de reiskostenvergoeding vast.
De Voorzitter heeft het recht ter ALV aanwezige personen die zich tijdens de vergadering onbehoorlijk gedragen en/of de discussie op een minder aangename wijze voeren, het woord te ontnemen.
In de ledenvergadering wordt het functioneren van de vereniging besproken en worden bestuurswijzigingen ter besluitvorming voorgelegd.
Artikel 6. Kascommissie
De kascommissie bestaat uit 2 leden van de vereniging die niet in het bestuur zitten. Zij controleren voorafgaand aan de algemene vergadering de financiële administratie en geven advies over het financiële beleid. Na bespreking van het advies in de algemene vergadering wordt bepaald welke 2 leden het volgende verenigingsjaar de kascommissie vormen.
Artikel 7. Financiële administratie
Het bestuur verplicht zich ten behoeve van de vereniging een overzichtsadministratie en boekhouding bij te houden, waarin alle inkomsten en uitgaven worden verantwoord. Alle uitgaven dienen door een deugdelijk bewijsstuk te zijn gedekt.
Het bestuur is verplicht tijdens de ALV een jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar aan te bieden, vergezeld van een financiële toelichting over het afgelopen (boek)verenigingsjaar.
In dezelfde ALV wordt de begroting van inkomsten en uitgaven voor het komende (boek)verenigingsjaar aangeboden.
Artikel 8. Bestuur
Het bestuur bestaat minimaal uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester en is belast met de gang van zaken in de vereniging, alsmede voor de bespreking van spoedeisende gevallen. Het bestuur komt minimaal eenmaal per 2 maanden bijeen (dat kan ook in digitale vorm). Van iedere bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt en na een bestuursvergadering worden de voor leden relevante onderwerpen gedeeld met de leden van de vereniging. Bestuursleden mogen hun rol als duo uitvoeren, mits zij vooraf een goede taakverdeling afspreken. Bestuursleden hebben het recht en de bevoegdheid om zich op de hoogte stellen van ingekomen stukken.
Artikel 9. Voorzitter
De voorzitter is belast met de leiding van de ALV en de bestuursvergaderingen en bewaakt het naleven en uitvoeren van de verschillende genomen besluiten.
De voorzitter heeft het recht en de bevoegdheid alle vergaderingen van de ingestelde commissies bij te wonen en heeft daarin een adviserende stem. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen van de ALV te doen eindigen, indien hij van mening is dat het behandelde onderwerp voldoende is besproken en toegelicht. De voorzitter heeft het recht en de bevoegdheid zich op de hoogte te stellen van alle aan de verschillende bestuursfuncties verbonden werkzaamheden.
De voorzitter kan zich bij de uitoefening van deze voornoemde rechten en bevoegdheden eventueel doen vervangen door één van de andere bestuursleden.
Hij vertegenwoordigt volleybalvereniging Avanti bij vergaderingen / besprekingen van regio Oost van de NeVoBo en bij andere bijeenkomsten met andere partijen die betrekking hebben op activiteiten van de vereniging, zoals De Beemd en de Sportraad Lochem.
Artikel 10. Secretaris
De secretaris is belast met al die werkzaamheden, welke geacht kunnen worden tot zijn/haar taak te behoren. De secretaris ondertekent alle uitgaande stukken en houdt hiervan een afschrift ten behoeve van het archief waarover hij het beheer heeft. De secretais maakt notulen van de ALV en de bestuursvergaderingen. Deze worden in de eerstvolgende vergadering goedgekeurd.
Inkomende stukken worden in de bestuursvergadering door de secretaris medegedeeld en in het archief bewaard.
Artikel 11. Penningmeester
De penningmeester is belast met het beheer van de gelden van de volleybalvereniging Avanti.
Voor niet dagelijkse uitgaven behoeft de penningmeester toestemming van de voorzitter en de secretaris of van hun plaatsvervangers.
De penningmeester is verplicht nauwkeurig boek te houden van alle ontvangsten en uitgaven en bewijsstukken daarvan te bewaren.
De penningmeester is gehouden de door de ALV benoemde kascommissie, zoals bedoeld in artikel 5, lid 2 van de statuten., inzage te geven in de kas, boeken en bescheiden en alle inlichtingen te verstrekken, welke de kascommissie terzake van zijn beheer mocht verlangen.
Het binnen zes maanden na afloop van elk boekjaar aan de ALV uit te brengen financieel verslag bevat tenminste een overzicht inkomsten en uitgaven en een specificatie van de nog te ontvangen bedragen en betalingen die nog gedaan moeten worden.
Artikel 12. Bestuursleden
Andere bestuursleden staan de voorzitter, de secretaris en de penningmeester bij in de uitoefening van hun werkzaamheden, en kunnen met specifieke taken worden belast. Een voorbeeld van een dergelijke specifieke taak is het bijhouden van de ledenadministratie.
Artikel 13. Commissies
Avanti kent een aantal commissies die binnen haar taakgebied zelfstandig functioneren. In geval er zich problemen voordoen, wordt direct contact opgenomen met het bestuur.
Het betreft de volgende commissies:
Technische commissie
Jeugdtechnische commissie
Wedstrijdsecretariaat
Materialencommissie
Kledingcommissie
Jeugdcommissie
Feestcommissie
Artikel 13.1 Technische commissie (TC)
De TC bestaat uit een voorzitter en van elk team 1 afgevaardigde. De trainers hebben een adviserende rol naar de TC. De TC is verantwoordelijk voor het organiseren van trainingen, het formeren van seniorenteams en maakt voor aanvang van het verenigingsjaar een trainingsschema.
Artikel 13.2 Jeugdtechnische commissie
De jeugdtechnische commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van trainingen, het formeren van jeugdteams en het maken van een trainingsschema.
Artikel 13.3 Wedstrijdsecretariaat
Het wedstrijdsecretariaat informeert teams over de door de NeVoBo aangewezen wedstrijden en de wijzigingen daarop. Het wedstrijdsecretariaat geeft aan de scheidsrechterscoördinator de thuiswedstrijden door waarvoor een scheidsrechter noodzakelijk is.
Artikel 13.4 Materialencommissie
De materialencommissie is verantwoordelijk voor aanschaf en onderhoud van materialen ten behoeve van trainingen en wedstrijden.
Artikel 13.5 Kledingcommissie
De kledingcommissie zorgt dat bij de start van het seizoen alle teams die wedstrijden spelen voorzien zijn van passende verenigingskleding voor de teamleden.
Artikel 13.6 Jeugdcommissie
De jeugdactiviteitencommissie organiseert activiteiten voor de jeugdleden anders dan trainingen en wedstrijden.
Artikel 13.7 Feestcommissie
De feestcommissie organiseert activiteiten voor de seniorleden anders dan trainingen en wedstrijden.
Artikel 14. Slotbepaling
In alle gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Ieder lid wordt geacht zich te conformeren aan de bepalingen van de statuten, van het huishoudelijk reglement alsmede alle andere wettig vastgestelde en behoorlijk medegedeelde besluiten, reglementen, beslissingen en bepalingen binnen de vereniging. Eventuele voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement, dienen tenminste één maand voor de te houden ALV, schriftelijk aan het bestuur te worden aangeboden.
Artikel 15. Inwerkingtreding
Onmiddellijk na instemming door de ALV treedt dit huishoudelijk reglement in werking. Daarmee vervalt het tot dan geldende reglement. Situationeel kan een ander moment voor inwerkingtreding worden gekozen. Dit wordt kenbaar gemaakt voorafgaand aan de stemming in de ALV.
